Tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä

Nordic Turva Security Oy

Teerisuonkuja 1 00700 Helsinki

  1. Rekisteristä vastaava henkilö

Nordic Turva Security Oy  toimitusjohtaja: info (at) nordicsecurityservice.fi

  1. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt

Nordic Turva Securityn opiskelijarekisteri, henkilöstörekisteri sekä asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri, potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöt.

Yksityisen turvallisuusalan (LYTP) lain mukainen toimeksiantosopimus -ja toimenpiderekisteri.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Keräämme henkilötietoja perustelluista syistä. Näitä ovat poliisihallituksen määrittelemät ja yksityisen turvallisuusalan elinkeinoluvan määrittelevät rekisterit toimeksiantosopimuksista ja toimeksiantoihin liittyvistä toimenpiteistä. Sähköpostiliikenne on suojattu ja henkilötietojen käsittelyssä käytämme turvapostia, viestinnän tai asiakassuhteiden hoitamista varten.

Rekisterin käyttötarkoituksena on Nordic Turva Security Oy:n  liiketoiminnan ja koulutustoiminnan järjestäminen, asiakassuhteiden, yhteistyö- ja sidosryhmäsuhteiden hoito, yhteistyöverkoston informointi sekä palveluista tiedottaminen, asiakastiedon analysointi ja mahdollinen tutkimustoiminta. Tutkimustuloksista ei ilmene rekisteröityjen henkilötietoja.

  1. Rekisterin tietosisältö

Henkilötietoja sisältävät sähköinen oppimisjärjestelmä, verkkosivujen ilmoittautumisjärjestelmä sekä sähköinen kirjanpitojärjestelmä. Rekisterissä olevia opiskelijoita koskevia tietoja voivat olla niiden ollessa tarpeellisia henkilön perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot), koulutustaso ja ammatti sekä henkilön itsensä toimittamat tiedot.

Henkilöstöä koskevia henkilörekisteritietoja ovat henkilötunnus, työsuhdetta koskevat ja palkanlaskentaan liittyvät tiedot, työajan seuranta ja vuosilomatiedot sekä lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • asiakasorganisaation nimi, mahdollinen y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
  • yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema organisaatiossa, puhelin, sähköposti, osoite)
  • kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot
  1. Rekisterin pitämisen peruste

Keräämme henkilötietoja perustelluista syistä kuten opiskeluprosessien, koulutusten suorittamisen, viestinnän tai asiakassuhteiden hoitamista varten. Rekisterin käyttötarkoituksena on Nordic Turva Securityn työnantajan velvotteista huolehtiminen, koulutustoiminnan järjestäminen, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito, asiakas- ja yhteistyöverkoston informointi sekä palveluista tiedottaminen, asiakastiedon analysointi ja mahdollinen tutkimustoiminta. Toimeksianto- ja toimenpiderekisterissä on perusteena laki yksityisistä turvapalveluista ja siihen liittyvät poliisihallituksen antamat ohjeet.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai julkisista tietolähteistä ja lisäksi asiakasorganisaatio voi luovuttaa tarvittavat tiedot osallistujista palvelujen toteuttamiseksi.

  1. Tietojen luovutus

Nordic Turva Security Oy ei luovuta rekistereissä olevia tietoja ulkopuolisille, muuten kuin rekisteröidyn antamalla erillisellä luvalla.

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Rekisterin suojaus

Rekisterit on tallennettu, ja niitä käytetään salasanoin suojatussa verkkoympäristössä. Nordic Turva Security  on huolehtinut lainmukaisista suojaustoimista. Verkkopalveluiden tietoliikenne on SSL/TLS-salattua ja tietojärjestelmät on suojattu palomuurilla. Palvelimista vastaavat GDPR-säädösten mukaisesti toimivat yhteistyökumppanit.

Rekisterien käyttö on rajattu nimetyille Nordic Turva Security Oy:n  työntekijöille sekä tarvittaessa yhteistyökumppaneiden nimetyille työntekijöille. Henkilötietojen käsittely edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia. Yhteistyökumppaneilta (jotka käsittelevät henkilötietoja) edellytämme GDPR-sopimuslaajennosta.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä tai kieltää tiedon käyttö markkinointi- tai tutkimustoimintaan. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä Nordic Turva Securityn rekisteristä vastaavaan henkilöön ja sopia henkilökohtaisesta käynnistä, jonka yhteydessä henkilöllisyys varmistetaan.

Niiden tietojen osalta, joissa Nordic Turva Security Oy on henkilötietojen käsittelijä, tarkistuspyynnöt tulee osoittaa suoraan rekisterinpitäjälle.

  1. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään lain tai muiden säädösten mukaisesti tarpeellinen ja perusteltu aika. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei enää ole perustetta. Säilytysajat on määritelty eri henkilötietoryhmille käyttötarkoitusten ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Nordic Turva Security Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (EU 2016/679) ja kansallista lainsäädäntöä.

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.